Datenschutz

Marco Distl Kemptener Straße 12b 88138 Hergensweiler Deutschland

Kontakt für Datenschutzanfragen: hello@wedding-words.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach derzeitiger Einschätzung nicht gesetzlich zu benennen. Anfragen richtest du an die im Impressum genannte Kontaktadresse.

Wir verarbeiten nur, was für den Betrieb des Audio-Gästebuchs erforderlich ist:

Accountdaten (Brautpaar oder organisierende Person): E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Registrierung und Anmeldevorgänge.

Authentifizierungsdaten: Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, niemals im Klartext. Zusätzlich werden Sitzungs-Token verarbeitet.

Hochzeitsdaten: Namen des Brautpaars, Hochzeitsdatum, Aufnahmezeitraum, öffentlicher Gästebuch-Link, optional eigene Inspirationsfragen.

Rollen- und Zugriffsdaten: Zuordnung von Konten zu einer Hochzeit, die jeweilige Rolle (Inhaber:in, heiratende Person, Trauzeug / Organisator, Nur-Zuhören), Einladungen samt Status und Zeitpunkt sowie Protokolle über Zugriffe auf Aufnahmen (Anhören, Download, Löschen, Wiederherstellen).

Gastdaten: Der von dir angegebene Name bzw. Vorname.

Sprachaufnahme: Die Audiodatei sowie Länge, Dateigröße und Zeitpunkt der Aufnahme.

Einwilligungsnachweis: Zeitpunkt der Bestätigung, betroffene Hochzeit und Version des Hinweistexts – ohne weitere personenbezogene Zusatzdaten.

Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angefragte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Server-, Datenbank- und Sicherheitsprotokolle.

Zahlungs- und Checkout-Daten: Betrag, Währung, Status, Transaktions- und Sitzungskennungen sowie die Zuordnung zur Hochzeit. Zahlungsmittel­daten (Karten- oder PayPal-Daten) werden ausschließlich beim Zahlungsdienstleister verarbeitet und erreichen unsere Systeme nicht.

E-Mail-Zustelldaten: Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt sowie Zustellstatus (z. B. zugestellt, abgelehnt).

Support- und Löschanfragen: Inhalt deiner Nachricht und Kontaktdaten zur Bearbeitung.

Konto und Anmeldung: Zweck: Bereitstellung des Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Die Angabe ist für die Nutzung erforderlich; ohne E-Mail-Adresse und Passwort kann kein Konto bereitgestellt werden.

Hochzeit, QR-Code und Gästebuch: Zweck: Erbringung der Leistung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Angaben kann kein Gästebuch erstellt werden.

Gastname und Sprachaufnahme: Zweck: Bereitstellung der Sprachnachricht für das Brautpaar sowie für die Person, die das Gästebuch für das Brautpaar organisiert. Die Angabe ist vollständig freiwillig; ohne Aufnahme entstehen dir keine Nachteile. Rechtsgrundlage ist die von dir vor der Aufnahme erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst; die Verarbeitung im Auftrag des Brautpaars beruht ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die abschließende Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung zwischen Brautpaar und Anbieter wird vor dem Livegang rechtlich verbindlich festgelegt und hier präzisiert.

Zahlung und Buchhaltung: Zweck: Abwicklung der einmaligen Aktivierung (49,99 € brutto). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung). Ohne diese Daten ist keine Bezahlung möglich.

Transaktions-E-Mails: Zweck: Registrierung, Passwortzurücksetzung, Bestätigung der Aktivierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung: Zweck: stabiler und sicherer Betrieb, Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheit des Dienstes.

Einwilligungsnachweis: Zweck: Nachweisbarkeit der erteilten Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Wir setzen technische Dienstleister ein, die ausschließlich weisungsgebunden und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen bzw. eigener vertraglicher Rollen tätig sind:

• Hosting, Auslieferung, Domain: Lovable (Anwendungs-Hosting) und Cloudflare (Auslieferung, Netzsicherheit) (EU/EWR und USA)
• Datenbank, Authentifizierung, Audio-Speicher: Supabase (über Lovable Cloud betrieben) – Konto-, Hochzeits- und Aufnahmedaten (EU/EWR)
• Zahlungsabwicklung: Stripe (Checkout, Karte, Link, ggf. Apple Pay/Google Pay) und PayPal als Zahlungsmethode innerhalb des Stripe-Checkouts (EU/EWR und USA)
• E-Mail-Versand: Transaktions-E-Mails (Registrierung, Passwort, Aktivierungsbestätigung) über die Absenderdomain notify.wedding-words.de (EU/EWR und USA)
• Fehlerprotokollierung und Betrieb: Technische Server- und Fehlerprotokolle der Hosting- und Datenbankplattform (EU/EWR und USA)

Sprachaufnahmen werden nicht veröffentlicht und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Technisch notwendige Dienstleister (insbesondere Hosting, Datenbank und Audio-Speicher) verarbeiten sie ausschließlich im erforderlichen Umfang und auf Grundlage entsprechender Datenschutzvereinbarungen.

Zugriff auf Inhalte haben ausschließlich die Personen, die der jeweiligen Hochzeit mit einer Rolle zugeordnet sind – also das Brautpaar und die von ihm oder für es organisierenden Personen (etwa Trauzeug / Organisator). Technisch kann in engen Ausnahmefällen ein administrativer Zugriff durch den Anbieter oder eingesetzte Infrastrukturdienstleister erfolgen, etwa zur Fehlerbehebung, Wiederherstellung oder Erfüllung rechtlicher Pflichten. Solche Zugriffe erfolgen nur, wenn sie erforderlich sind.

Konto-, Hochzeits- und Audiodaten werden in der EU bzw. im EWR gespeichert. Bei Auslieferung, Zahlung, E-Mail-Versand und technischer Protokollierung kann es zu Verarbeitungen in den USA kommen. Grundlage sind in diesen Fällen EU-Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), gegebenenfalls ergänzt durch die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen. Kopien der Garantien kannst du über die im Impressum genannte Adresse anfordern.

Eine Hochzeit kann nicht nur vom Brautpaar selbst, sondern auch von einer organisierenden Person (zum Beispiel Trauzeug / Organisator) angelegt und verwaltet werden. Für jede Hochzeit werden Rollen vergeben:

Inhaber:in: Legt die Hochzeit an, verwaltet Zugänge und Zahlung und kann die Hochzeit an das Brautpaar übergeben.

Heiratende Person: Hört Aufnahmen an, lädt sie herunter und kann sie endgültig löschen.

Trauzeug / Organisator: Unterstützt bei der Vorbereitung, kann Fragen hinterlegen, Aufnahmen anhören, herunterladen und in den Papierkorb verschieben.

Nur Zuhören: Kann Aufnahmen ausschließlich anhören.

Alle Rollen greifen auf denselben, streng auf ihre Hochzeit begrenzten Datenbestand zu; die Trennung wird serverseitig erzwungen. Wird eine Hochzeit von einer organisierenden Person angelegt, verarbeitet diese Person die Sprachaufnahmen gemeinsam mit dem Brautpaar für dessen Zwecke. Der Anbieter verarbeitet die Aufnahmen ausschließlich weisungsgebunden für die Bereitstellung des Dienstes. Änderungen an Rollen und Übergaben werden protokolliert.

Gäste erkennen im Gastflow, für welche Hochzeit sie aufnehmen. Ihre Einwilligung umfasst, dass die Aufnahme den zugriffsberechtigten Personen dieser Hochzeit zugänglich gemacht wird – auch dann, wenn die Hochzeit von einer organisierenden Person betreut wird.

Im Rahmen der Nutzung von Wedding Words können Gäste freiwillig Sprachaufnahmen und ihren angegebenen Namen übermitteln. Die Aufnahmen werden zur Bereitstellung des digitalen Audio-Gästebuchs verarbeitet und den zugriffsberechtigten Personen der jeweiligen Hochzeit zugänglich gemacht. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit dem Brautpaar geschlossenen Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie hinsichtlich der freiwillig aufgenommenen Gäste auf Grundlage ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Sprachaufnahmen werden in einem privaten Cloud-Speicher unserer Hosting- und Datenbankplattform (Supabase, betrieben über Lovable Cloud) gespeichert. Die Dateien werden bei der Übertragung sowie im Ruhezustand verschlüsselt und sind nicht öffentlich zugänglich. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über autorisierte Zugriffe beziehungsweise zeitlich begrenzte signierte URLs. Zur Absicherung gegen technischen Datenverlust bestehen plattformseitige Sicherungen sowie eine tägliche, verschlüsselte Spiegelung in ein zweites, ausschließlich für Sicherungen genutztes Projekt derselben Plattform. Ein zusätzlicher externer Backup-Dienstleister wird nicht eingesetzt.

Die Sprachaufnahmen und zugehörigen Daten werden gespeichert und nicht automatisch nach einer bestimmten Frist gelöscht. Eine Löschung erfolgt ausschließlich durch das Brautpaar, die organisierende Person oder durch den Anbieter auf entsprechenden Wunsch. Wir empfehlen, die Aufnahmen innerhalb von 2 Monaten nach dem Hochzeitstermin herunterzuladen und lokal zu sichern. Für Dateien, die länger als 2 Monate nach dem Hochzeitstermin nicht heruntergeladen wurden, übernehmen wir keine Haftung für deren Verfügbarkeit oder Wiederherstellung. Eine vorzeitige Löschung kann durch das Brautpaar verlangt werden. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Sprachaufnahmen (Test und bezahlt): Keine automatische Löschung nach einer Frist. Löschung erfolgt durch das Brautpaar, die organisierende Person oder den Anbieter. Für Dateien, die länger als 2 Monate nach dem Hochzeitstermin nicht heruntergeladen wurden, übernehmen wir keine Haftung für Verfügbarkeit oder Wiederherstellung.

Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos durch das Brautpaar.

Zahlungsunterlagen: Bis zu 10 Jahre aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Server- und Sicherheitsprotokolle: In der Regel bis zu 30 Tage.

E-Mail-Zustellprotokolle: In der Regel bis zu 30 Tage.

Einwilligungsnachweise: Solange die zugehörige Aufnahme besteht, danach nur, soweit zur Nachweisführung erforderlich.

Backups: Sicherungskopien werden verschlüsselt in einem zweiten Sicherungsprojekt derselben Plattform vorgehalten. Datenbankstände werden 90 Tage lang tagesweise aufbewahrt (Monatsstände länger). Eine Löschung in der Anwendung wirkt in der Sicherung erst mit deren Bereinigung durch den Anbieter; auf Verlangen löschen wir die betroffenen Sicherungskopien.

Support- und Löschanfragen: Bis zu 12 Monate nach Abschluss der Bearbeitung.

Wedding Words verwendet keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien und bindet keine Werbenetzwerke ein. Eingesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Speicherungen:

Anmeldung im Konto: Sitzungsdaten im Local Storage des Browsers, damit du angemeldet bleibst. Dauer: bis zur Abmeldung bzw. bis zum Ablauf der Sitzung.

Gastflow: Name und Aufnahme verbleiben bis zum Absenden nur im Speicher deines Geräts. Es werden keine Marketing-Cookies gesetzt.

Bezahlvorgang: Der Checkout wird als eingebettetes Zahlungsformular des Zahlungsdienstleisters geladen. Dabei werden technisch notwendige Cookies des Zahlungsdienstleisters zur Betrugsprävention und Sitzungssteuerung gesetzt. Diese Einbindung erfolgt erst, wenn du die Aktivierung ausdrücklich startest.

Da keine nicht notwendigen Technologien eingesetzt werden, ist kein Einwilligungsbanner für Cookies erforderlich.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, zuständig ist Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Du brauchst kein Konto, um deine Aufnahme löschen zu lassen. Schreib uns eine kurze Nachricht an die im Impressum genannte Adresse mit dem Namen des Brautpaars, dem von dir angegebenen Namen und dem ungefähren Zeitpunkt der Aufnahme. Wir löschen die Aufnahme samt Audiodatei und Einwilligungsnachweis und informieren dich über den Abschluss. Auch die zugriffsberechtigten Personen der Hochzeit können einzelne Nachrichten jederzeit selbst aus der Übersicht löschen.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Änderungen dieser Erklärung werden über das oben genannte Versionsdatum ausgewiesen.